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Externalisez l’impression et le
routage de vos courriers de gestion

SpĂ©cialistes du courrier sortant, Cogeprint traite tout type de courrier : factures, bulletins de paie, relevĂ©s de compte, avis d’échĂ©ance, relances, convocations ou quittances en toute sĂ©curitĂ© et confidentialitĂ©.
En tant qu’expert en impression et routage de courriers de gestion, COGEPRINT assure une prestation de service complĂšte Ă  destination des entreprises et organismes publics et privĂ©s : depuis la rĂ©ception des flux de donnĂ©es jusqu’au dĂ©pĂŽt Poste en passant par l’impression et la mise sous pli sons oublier l’archivage Ă©lectronique en option.

Foire aux questions

avec un maximum de réponses

Qu’est-ce qu’un courrier de gestion ?

Un courrier de gestion contient des informations confidentielles et/ou personnelles qui induisent une relation privilĂ©giĂ©e et exclusive entre l’expĂ©diteur et le destinataire. Ce document relationnel est trĂšs sensible. Il doit mĂȘme arriver Ă  bonne destination avec les bonnes informations et au bon moment.

Des factures aux bulletins de paye, en passant par les relevĂ©s de compte, les avis d’échĂ©ance sans oublier les relances ou mises en demeure, les reçus fiscaux ou convocations aux assemblĂ©es gĂ©nĂ©rales, les enquĂȘtes de satisfaction et les quittances de loyer
, les entreprises tout comme les organismes publics et privĂ©s apportent une attention particuliĂšre Ă  l’édition et au routage de ces documents, appelĂ©s aussi « courrier sortant ».

Pourquoi externaliser le traitement du courrier de gestion ?

La production des documents transactionnels en interne via un service courrier ou un pĂŽle Ă©ditique implique des moyens financiers et humains que beaucoup de donneurs d’ordre ne peuvent ou ne veulent plus gĂ©rer. Il est vrai que les Ă©volutions postales imposent des investissements considĂ©rables au niveau des logiciels de traitement et des Ă©quipements que seuls les prestataires de service en Ă©ditique peuvent rĂ©aliser. Ainsi, l’externalisation des documents de gestion est devenue une nĂ©cessitĂ©, sous rĂ©serve bien entendu de trouver le bon partenaire qui saura garantir, via son organisation et sa culture, confidentialitĂ© et rigueur au niveau du traitement des donnĂ©es et des plis.

Quels sont les avantages Ă  externaliser son courrier de gestion ?

Avec l’externalisation de votre courrier de gestion, votre organisation bĂ©nĂ©ficie

  • d’une sĂ©curisation des envois du fait des contrĂŽles d’intĂ©gritĂ© et d’intĂ©gralitĂ© des plis,
  • d’une gestion plus souple (pas de stockage de consommables divers, pas d’achat de matĂ©riel, pas de personnel interne mobilisĂ©),
  • d’une rĂ©duction des coĂ»ts significative grĂące Ă  la massification des plis et Ă  l’affranchissement industriel,
  • de la flexibilitĂ© et surtout l’expertise d’un professionnel du courrier !

Optimisez le traitement de votre courrier sortant avec COGEPRINT

GrĂące Ă  son expĂ©rience dans la gestion du courrier et ses capacitĂ©s de production industrielle, COGEPRINT propose une offre de service complĂšte en Ă©ditique de gestion, allant de la rĂ©ception de flux structurĂ©s ou non jusqu’au dĂ©pĂŽt Poste en passant par l’impression et la mise sous pli sans oublier l’éventuel archivage Ă©lectronique associĂ©.

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En complĂ©mentaritĂ© de l’impression et du routage des courriers papier, COGEPRINT propose Ă©galement une offre de dĂ©matĂ©rialisation avec un aiguillage Ă©lectronique/papier pour une communication multicanale (avec SMS et email).

DĂ©couvrez l’offre Ă©ditique de COGEPRINT

Du fait de son parc machine et de son organisation, COGEPRINT est en capacitĂ© d’accompagner ses clients sur tout type de dossier de gestion :

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avec une impression en laser ou jet d’encre, noir ou couleur, sur papier blanc ou prĂ©-imprimĂ© en offset,

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avec une mise sous pli mono ou multi-feuillets dans des enveloppes de format 1/3 A4, œ A4 ou A4,

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avec des volumes allant d’une Ă  plusieurs milliers d’adresses par dĂ©pĂŽt selon une pĂ©riodicitĂ© quotidienne, bimensuelle, mensuelle ou 
 Ă  la demande,

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avec un affranchissement de type lettre ou écopli, ou bien en recommandé, avec une diffusion France et/ou International.

le tout avec des services complémentaires :

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Fourniture et gestion des stocks de consommables (papier et enveloppes pré-imprimés, cartons, contenants divers
),

NB : COGEPRINT fournit uniquement des consommables certifiés PEFC ou FSC dans le cadre de ses engagements RSE. A ce titre, et en accord avec ses clients, les supports sont imprimés avec les mentions spécifiques.

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Traitement informatique systĂ©matique des donnĂ©es de type « Tri, Regroupement, Massification » et crĂ©ation de lots de production en vue de l’optimisation postale,

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Traitement RNVP (restructuration, normalisation, validation postale) et dĂ©doublonnage permettant de mettre Ă  jour et d’enrichir les fichiers d’adresses postales qui est devenu une Ă©tape importante dans une stratĂ©gie de data quality pour rĂ©duire les PND,

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Gestion des NPAI/PND

COGEPRINT offre une solution qui complĂšte le service Alliage Premium de La Poste Ă  savoir flashage (ou scan du pli) avec remontĂ©e du motif de non-distribution (*) et de l’image du pli accessible via un portail de suivi & destruction des plis avec procĂšs-verbal

(*) dĂ©faut d’accĂšs ou d’adressage, destinataire inconnu Ă  l’adresse, pli refusĂ© par le destinataire, pli avisĂ© et non rĂ©clamĂ©

Et pour finir, COGEPRINT met Ă  disposition de ses client un portail appelĂ© WORKFLOW qui permet de disposer en temps rĂ©el d’un suivi et d’une traçabilitĂ© optimale pour chaque Ă©tape du traitement des plis (impression, mise sous pli, dĂ©pĂŽt Poste, PND/accusĂ© de rĂ©ception pour les recommandĂ©s) avec

    • notifications d’état,
    • preuves de dĂ©pĂŽt Ă©lectroniques,
    • et rapports de suivi dĂ©taillĂ©s sur les envois et dĂ©penses postales (tableaux de bord et statistique) avec indicateurs de performance Ă  la clé !

Le + de COGEPRINT

Sécurisé des traitements

ConfidentialitĂ©, sĂ©curitĂ© et traçabilitĂ© sont au cƓur des processus de production de COGEPRINT et en totale adĂ©quation avec la norme NF K 11-112 qui rĂ©git la fabrication de documents sensibles pour le compte des banques et assurances, qu’ils s’agissent de chĂšques de banque ou de lettres-chĂšque.

COGEPRINT s’engage au quotidien sur la traçabilitĂ© de ses productions : chaque dossier en Ă©ditique est lu par un systĂšme de camĂ©ras en entrĂ©e et en sortie de la mise sous pli, garantissant l’intĂ©gralitĂ© et l’intĂ©gralitĂ© des dĂ©pĂŽts. Ce systĂšme informatique de contrĂŽle « embarqué » est possible grĂące Ă  la lecture de datamatrix que COGEPRINT gĂ©nĂšre et gĂšre.

Tout comme l’AFAQ chaque annĂ©e, les clients de COGEPRINT constatent le plein respect des engagements de sĂ©curitĂ© Ă  l’occasion de leur droit d’inspection.

Optimisation des affranchissements

COGEPRINT fait bĂ©nĂ©ficier Ă  ses clients d’économies sur l’affranchissement, car toutes les productions sont massifiĂ©es pour bĂ©nĂ©ficier des tarifs Courrier Industriel.

Ainsi, pour les dĂ©pĂŽts quotidiens ou non avec des volumes infĂ©rieurs Ă  1000 plis par dossier, COGEPRINT assure une massification postale permettant un gain d’affranchissement d’environ 30% par rapport Ă  la tarification gĂ©nĂ©rale !

 

Bon Ă  savoir

Le courrier papier a une bonne image

MĂȘme si les entreprises tendent de plus Ă  plus Ă  imposer Ă  leurs clients la version digitalisĂ©e de ces documents, le courrier papier est Ă  privilĂ©gier dans le cadre de la relation client. Selon une rĂ©cente Ă©tude, plus de 80% des Français prĂ©fĂšrent recevoir leur courrier administratif par voie postale et prĂšs de 70% consultent plus attentivement un courrier papier que sa version digitale !

Le courrier papier permet un archivage dans la durée

De nos jours, presque tous les documents administratifs sont consultables via des portails web. Toutefois, la durĂ©e d’archivage n’est pas forcĂ©ment paramĂ©trable, ni connue. Trop souvent, le document recherchĂ© n’est plus en ligne lorsque l’on en a besoin ! C’est pourquoi il est important de conserver voire d’imprimer soi-mĂȘme ses documents en version papier en ayant Ă  l’esprit les durĂ©es « lĂ©gales » d’archivage. Un bulletin de paye doit ĂȘtre conservĂ© jusqu’à la liquidation de la retraite alors qu’une facture a une durĂ©e de 5 ans (Source : MinistĂšre de l’Economie).

    Sur nos offres

    Éditique & Routage

    bĂ©nĂ©ficiez de notre expertise dans l’impression et la mise sous pli des courriers sortants

    DĂ©couvrir

    Digital & Dématérialisation

    bénéficiez de notre savoir-faire en gestion électronique de documents (GED) et en archivage électronique.

    DĂ©couvrir

    Sur nos prestations

    Plateforme de communication multicanale :

    bénéficiez de notre plateforme pour une communication courrier/sms/emailing

    Portail d’impression en ligne Click & Print :

    bĂ©nĂ©ficiez de notre solution d’externalisation de courriers sortants

    Courriers recommandés

    bénéficiez de notre offre « Garantie + » pour votre courrier en recommandé

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    Contactez-nous !

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