En tant que prestataire ECM (*), COGEPRINT accompagne les entreprises & collectivités dans la transformation numérique des flux documentaires, pour leurs courriers entrants & sortants, avec des solutions de type :
- LAD,
- archivage & GED,
- solution d’imprimante virtuelle,
- factures électroniques,
- communication cross-média,
- et systèmes de gestion dédiés avec ou sans application mobile.
(*) Enterprise Content Management
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COGEPRINT intervient avec des flux dématérialisés sur toute la chaîne de valeur de la communication écrite, tant au niveau du courrier sortant que du courrier entrant :
Pour le courrier sortant :
COGEPRINT génère puis assure la diffusion et/ou la mise à disposition des documents au format pdf.
Lorsque les fichiers ne sont pas transférés, ils sont consultables via des sites web de consultation que COGEPRINT gère pour le compte de tiers.
Les flux concernés sont : factures, avis d’échéance, relevés de compte, contrats, bulletins de paie, mise en demeure, convocations aux assemblées générales…
Pour le courrier entrant :
COGEPRINT assure la réception et le tri de documents papier en vue de les numériser et de les indexer avant de les gérer électroniquement.
COGEPRINT est ainsi en capacité de proposer des prestations de GED (gestion électronique de documents) et de LAD (lecture automatique de documents).
Les flux concernés sont : enquêtes de satisfaction, coupons de présence aux assemblées générales, accusés de réception des recommandé…
Qui dit digital dit aussi communication multicanale
COGEPRINT assure aussi une communication dématérialisée pour ses clients avec l’envoi de mails transactionnels et de SMS en parallèle d’une communication papier.
COGEPRINT prend en considération le degré de maturité d’acceptation du destinataire par rapport à la dématérialisation.
La règle de gestion est de facto la suivante : si un destinataire refuse un document électronique, COGEPRINT procède alors à un envoi automatique au format papier.
Les flux concernés sont : convocations aux assemblées générales, avis d’échéance, mise en demeure…
Pour les factures à destination du service public, les entreprises ont l’obligation de les déposer sur le portail public de l’Etat appelé CHORUS PRO.
Et de nombreuses données doivent être remontées pour chaque facture : SIRET, numéro d’engagement, montant TTC, montant HT…
Optez pour la suppression de cette tâche administrative
Après la génération ou la lecture des factures au format pdf, COGEPRINT s’occupe de transmettre à CHORUS PRO toutes les données requises de manière automatique avec compte-rendu d’intégration.
La facturation devient automatisée. Gain de temps garanti
L’externalisation des factures est possible quelle que soit votre volumétrie.
Le + de COGEPRINT :
COGEPRINT a développé son savoir-faire dans la normalisation des data avec le format pdf/a et accompagne ainsi ses clients pour l’archivage à valeur probante, avec la signature et l’horodatage des data.
Confidentialité, sécurité et traçabilité sont de fait au cœur des procédures de COGEPRINT qui est certifiée selon la norme ISO 27001 depuis 2020.
La conformité à la norme ISO 27001 signifie que COGEPRINT a mis en place un système de management de la sécurité de l’information (SMSI) pour gérer les risques liés à la sécurité de ses données ou des données de ses clients qu’elle est amenée à traiter, et que ce système est conforme aux bonnes pratiques et principes énoncés dans cette Norme internationale, que cela soit au niveau de l’établissement, la mise en œuvre, la tenue à jour et l’amélioration continue de son SMSI.
Certificat ISO 27001 de COGEPRINT (valable jusqu’à fin 2025) : cliquez ici
Focus de la chaîne digitale
Fichiers
- Fichiers indexés pour permettre une recherche rapide
- Fichiers au format pdf/a pour un archivage pérenne
- Fichiers au format pdf/a standard ou enrichi (de type signés, horodatés, certifiés)
Gestion des flux
- Retour des fichiers par réseau (CFT, SFTP ou FTPS) avec ou sans fichier d’accompagnement
- Envoi d’un mail transactionnel pointant vers une base de données hébergée au travers d’un site de consultation géré par COGEPRINT
- Routage des fichiers vers CHORUS PRO pour les flux facture
- Vidage sur support amovible de type disque dur avec recherche multicritères
Archivage numérique
- Enregistrement, stockage et restitution selon les règles de l’art
- Signature et horodatage des fichiers pdf/a
- Archivage à valeur légale ou probante
- Dépôt possible en coffre-fort numérique chez un tiers archiveur
Petit mémo des durées légales d’archivage
Type de documents archivés & durée légale d'archivage
Bon de commande → 10 ans
Bon de livraison → 10 ans
Bulletin de salaire → jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
Contrat commercial → 5 ans
Facture client → 10 ans
Facture de gaz → 5 ans
Facture d’électricité → 5 ans
Facture fournisseur → 10 ans
Quittance de loyer → départ du logement + 3 ans
Relevé de compte → 5 ans
Prestations
Click & Print, solution d’imprimante virtuelle
COGEPRINT, en tant que prestataire éditique, a développé une solution d’imprimante virtuelle, appelée Click & Print, pour permettre aux entreprises, collectivités et associations d’externaliser en toute sécurité leurs impressions de courriers, dits de gestion ou de marketing.
Courriers recommandés
La lettre recommandée avec accusé de réception (AR) est un pli suivi, envoyé pour officialiser une démarche.
Communication multicanale
En parallèle d’un courrier papier, COGEPRINT assure également une communication dématérialisée pour ses clients avec l’envoi de mails transactionnels et de SMS.
Chèques cadeaux locaux
COGEPRINT, expert en documents sécurisés comme le chèque bancaire, a développé une offre papier & électronique pour accompagner les acteurs tels que les unions commerciales dans leur animation des commerces de centre-ville et de proximité.
Assemblées générales
Depuis plusieurs années, COGEPRINT assure une prestation globale pour la gestion des assemblées générales.
Prestations
Courriers recommandés
La lettre recommandée avec accusé de réception (AR) est un pli suivi, envoyé pour officialiser une démarche.
Communication multicanale
En parallèle d’un courrier papier, COGEPRINT assure également une communication dématérialisée pour ses clients avec l’envoi de mails transactionnels et de SMS.
Chèques cadeaux locaux
COGEPRINT, expert en documents sécurisés comme le chèque bancaire, a développé une offre papier & électronique pour accompagner les acteurs tels que les unions commerciales dans leur animation des commerces de centre-ville et de proximité.
Assemblées générales
Depuis plusieurs années, COGEPRINT assure une prestation globale pour la gestion des assemblées générales.
Click & Print, solution d’imprimante virtuelle
COGEPRINT, en tant que prestataire éditique, a développé une solution d’imprimante virtuelle, appelée Click & Print, pour permettre aux entreprises, collectivités et associations d’externaliser en toute sécurité leurs impressions de courriers, dits de gestion ou de marketing.
Contact
31, rue de la Vallée Maillard
41033 BLOIS Cedex