Pour l’externalisation de vos convocations
aux assemblées générales
Les assemblées générales constituent des moments clés dans la vie d’une entreprise. Elles permettent de rassembler les actionnaires afin de prendre des décisions essentielles à la gestion et à l’évolution de l’entreprise. Leur organisation et leur tenue doivent respecter un cadre juridique strict, sous peine que les décisions prises soient remises en cause. La gestion de la convocation revêt donc une certaine importance, tout comme la gestion de la feuille de présence. L’externalisation de l’impression et du routage de la convocation auprès d’un expert en éditique s’impose comme une solution à forte valeur ajoutée, offrant performance et sérénité.
Avec COGEPRINT, bénéficiez d’une offre globale pour l’externalisation de vos convocations aux assemblées générales en mode cross-media (papier, électronique et SMS)
Expert en éditique, COGEPRINT assure une prestation globale pour la gestion des assemblées générales à l’attention des entreprises (dont celles cotées au CAC 40), des organismes publics et des associations.
COGEPRINT assure non seulement l’édition et l’envoi des convocations mais aussi la gestion des retours, que cela soit les coupons de présence, les formulaires de vote par correspondance, les procurations ou bien les plis non distribués (PND).
Pour certains de ses clients, COGEPRINT envoie aussi, avant toute communication papier, des emails, tout comme des SMS de rappel, selon des règles de gestion établies et adaptées à chaque dossier.
Une complémentarité papier et digital est ainsi mise en place, permettant de meilleurs taux de participation et/ou de présence.
D’une manière générale, COGEPRINT gère le pilotage des assemblées générales selon une approche globale :
- L’impression des documents pré-imprimés (convocation, formulaire de vote, notice d’information, enveloppe T…),
- La personnalisation des avis de convocation et des formulaires de vote,
- La mise sous pli et l’affranchissement,
- La gestion des PND avec flashage et constitution d’un fichier d’adresses erronées avec restitution des motifs,
- La gestion des coupons et des formulaires de vote en LAD (avec saisie manuelle le cas échéant),
- La gestion du site web de pilotage avec la mise à disposition de tous les documents selon une GED intégrée,
- L’envoi d’emails avec liens de téléchargement des convocations et des formulaires de vote,
- La gestion des tableaux de bord pour les statistiques,
- L’envoi de campagnes de SMS pour les rappels,
- Sans oublier l’établissement des fichiers Electeurs.
L’offre de COGEPRINT est une offre modulable, parfaitement adaptée à tout type et à toute taille d’assemblée générale, qu’il s’agisse d’une assemblée générale Ordinaire (AGO), assemblée générale extraordinaire (AGE), ou bien assemblée générale mixte (AGM).
COGEPRINT, en sus de son rôle d’expert et de conseil dans le pilotage d’un dossier lié à une assemblée générale, s’engage à la fois sur une obligation de moyens et de résultats afin de garantir les délais imposés par les dates butoirs et réglementaires de l’assemblée générale tout en prenant en compte l’ensemble des documents papier sortants et entrants et la communication digitale associée.
A ce titre, COGEPRINT adapte en permanence ses dispositifs pour chaque assemblée générale afin de gérer entre autres les votes à distance, sachant que conformément à la loi, le formulaire papier peut être retourné au moins 3 jours avant l’assemblée générale !
(Source : AMF – Autorité des Marchés Financiers )
Une offre spécifique pour le vote par correspondance
Le vote par correspondance représente un réel levier pour augmenter le taux de participation, notamment auprès des personnes ne pouvant pas se déplacer ou ne disposant pas d’un accès en ligne, sans oublier celles attachées au vote papier !
En tant qu’expert en traitement de documents sensibles, COGEPRINT propose ainsi une solution de vote par correspondance entièrement automatisée, sans intervention manuelle.
Grâce à des procédures strictes de contrôle et de traçabilité, chaque vote est traité avec une technologie LAD (Lecture Automatique des Documents) de manière sécurisée et confidentielle, de la réception jusqu’au dépouillement, avec mise à disposition des résultats en temps réel via un portail web.
Des productions sécurisées pour l’envoi des convocations aux assemblées générales
Un ensemble de processus a été développé par COGEPRINT permettant une traçabilité hors pair de chaque production. Tous les plis produits sont lus en entrée et en sortie de machine au travers d’un système de caméras qui enregistre et valide les plis par rapport aux fichiers d’origine. Ainsi, COGEPRINT garantit la bonne exécution de ses productions sensibles comme celles des assemblées générales.
Pour attester de la bonne réalisation des productions et des dépôts postaux, COGEPRINT travaille avec des commissaires de justice pour l’établissement de procès-verbaux de constat, qui permettent d’attester de la bonne exécution des avis de convocation, notamment auprès des instances judiciaires en cas de recours par d’éventuels actionnaires.
Des dépôts postaux pour l’envoi des convocations aux assemblées générales systématiquement massifiés
COGEPRINT fait bénéficier à ses clients d’économies sur l’affranchissement, car toutes les productions sont massifiées en vue de remises postales en Courrier Industriel.
Ainsi, pour les dépôts avec des volumes inférieurs à 1000 plis par assemblée générale, COGEPRINT assure une massification postale en courrier industriel G4 (avec délai de distribution à 4 jours) permettant un gain d’affranchissement d’environ 30-33 % par rapport au tarif général !
COGEPRINT adresse également des convocations en recommandé pour notamment celles aux assemblées générales de copropriétaires gérées par les syndics. Elles peuvent être en papier ou en électronique, à savoir en Lettre Recommandé Electronique (LRE) ou Envoi Recommandé Electronique (ERE). Quant aux accusés de réception papier (AR), COGEPRINT propose un archivage en ligne avec indexation, permettant de les gérer facilement sans aucune manipulation !
Convocation aux assemblées générales : passage d‘une communication papier à une communication électronique possible dès le 1er juillet 2026
Selon le décret n°2026-94 du 13 février 2026 relatif à la modernisation des modalités de communication avec leurs actionnaires de certaines sociétés commerciales, la convocation et l’envoi de la documentation préalable aux assemblées générales des actionnaires de certaines sociétés commerciales qui détiennent leurs titres au nominatif pourra se faire par voie électronique (et non plus par courrier), sans accord préalable de leur part.
Cette disposition relative à la convocation et l’envoi de la documentation préalable aux assemblées générales aux actionnaires ne s’applique qu’aux assemblées convoquées à compter du 1er juillet 2026.
Le texte prévoit cependant un dispositif transitoire. Pendant un délai de deux ans à compter de la date d’entrée en vigueur du décret qui a été publié au JO le 15 février 2026, tout actionnaire déjà inscrit au nominatif à cette date peut demander, par voie postale avec avis de réception adressé à la société au plus tard 90 jours avant la date de l’insertion de l’avis de convocation, le retour de la convocation et communication par voie postale.
Source : Legifrance
Plus de 300 assemblées générales traitées en 2025
Pour les secteurs suivants : sociétés, banques, assurances et syndics
La plus petite : 25 actionnaires – La plus grande : 225 000 actionnaires
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