Solutions documentaires et digitales
Acteur de la transformation numérique des entreprises, COGEPRINT intervient sur l’ensemble de la chaîne documentaire, de l’édition papier au 100 % digital.
Partenaire de confiance à part entière avec ses certifications et la maîtrise des processus digitaux, COGEPRINT dispose d’une offre complète pour la production, l’acheminement et l’archivage des documents au format électronique.
En tant que prestataire ECM (*), COGEPRINT accompagne les entreprises, les collectivités et associations dans la transformation numérique des flux documentaires dans les domaines suivants :
- La communication client en mode multicanale, permettant une communication intelligente et équilibrée entre l’édition papier et les communications par SMS et emailing,
- La dématérialisation et l’archivage, autour de la gestion électronique des documents (GED) et de la lecture automatique de documents (LAD) sans oublier l’archivage électronique à part entière,
- Les solutions sécuritaires, permettant à nos clients de bénéficier des dernières solutions en matière de sécurité digitale, qu’ils s’agissent des signatures numériques et des systèmes de chiffrement,
- Les plateformes digitales avec ou sans application mobile qui apportent à nos clients une solution dédiée à une problématique spécifique.
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Multicanal, cross-canal, omnicanal, cross-média….
D’une manière générale, COGEPRINT aident ses clients à booster les interactions avec leurs audiences en utilisant différents canaux, virtuels et physiques.
COGEPRINT assure de fait une communication dématérialisée pour ses clients avec l’envoi d’emails transactionnels et de SMS en parallèle d’une communication papier, selon un pilotage simple via des plateformes de pilotage on non.
COGEPRINT prend même en considération le degré de maturité d’acceptation du destinataire par rapport à la dématérialisation.
La règle de gestion est de facto la suivante : si un destinataire refuse un document électronique, COGEPRINT procède alors à un envoi automatique au format papier.
Les tableaux de bord proposés par COGEPRINT facilitent le suivi des campagnes en temps réel, permettant d’optimiser leur impact.
Les flux concernés sont : convocations aux assemblées générales, lettres de mise en demeure, reçus fiscaux… ou bien enquêtes de satisfaction pour les organismes de formation dans le cadre de leur certification QUALIOPI.
Enquête de satisfaction ou d’évaluation en ligne
COGEPRINT développe pour ses clients des questionnaires à l’aide d’un navigateur web et de la page d’accueil du site web. Très utiles pour obtenir rapidement un retour d’information de la part des personnes interrogées, ils permettent aussi d’analyser les données collectées en temps réel à partir d’un tableau de bord central. Les réponses aux questionnaires sont stockées dans des bases de données en ligne. Des fonctions avancées telles que la logique de saut d’enquête sont intégrées pour recueillir un retour d’information en plus grand nombre.
Lettre Recommandée Electronique (LRE) et Consentement
COGEPRINT aide ses clients à recueillir les consentements afin de permettre et d’augmentation la communication digitale au niveau de l’utilisation de la Lettre Recommandée Electronique (LRE), conformément à l’article L.100 du code des postes et des communications électroniques (CPCE) qui oblige les expéditeurs à obtenir l’accord de leurs destinataires non-professionnels avant de les notifier par LRE.
Dématérialisation et archivage électronique
La dématérialisation consiste à transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés. C’est ce que COGEPRINT propose à ses clients en parallèle de sa prestation éditique.
Depuis plus de 10 ans, COGEPRINT a développé une solution industrielle permettant de répondre à tous les besoins de dématérialisation ainsi qu’aux exigences réglementaires et légales.
A ce jour, l’offre de COGEPRINT s’articule ainsi autour de :
- La numérisation de documents en reconnaissance automatique de documents (RAD) ou lecture automatique de documents (LAD) avec la création de fichiers numériques à partir d’un document original au format papier, qu’ils s’agissent de courriers, d’enquêtes de satisfaction… ou d’accusés de réception de lettres recommandées !
- La Gestion Electronique de Documents (GED) qui permet de centraliser, organiser et retrouver facilement un ensemble de documents dans un environnement protégé, avec des accès contrôlés et des sauvegardes régulières, la recherche et la lecture des documents étant facilitées grâce à un moteur de recherche avancé,
- L’Archivage Electronique : COGEPRINT propose un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui va plus loin que le stockage sécurisé des documents. Il répond à des règles strictes pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents sur plusieurs décennies. Conformément à la norme NF 461, COGEPRINT assure le scellement des documents, l’horodatage et la traçabilité des documents sans oublier la conformité aux normes d’archivage exigées par la réglementation qui permettent de garantir la recevabilité des documents en cas de litige !
Dématérialisation et archivage électronique des courriers sortants
COGEPRINT intervient avec des flux dématérialisés sur toute la chaîne de valeur de la communication écrite, tant au niveau du courrier sortant que du courrier entrant.
COGEPRINT génère puis assure la diffusion et/ou la mise à disposition des documents au format pdf/a, standard ou enrichi (de type signés, horodatés, certifiés).
Lorsque les fichiers ne sont pas transférés, ils sont consultables via des sites web de consultation que COGEPRINT gère pour le compte de tiers.
Les flux concernés sont : factures, avis d’échéance, décompte de charges, relevés de compte, contrats, bulletins de paie, convocations aux assemblées générales, lettres recommandées (*)…
(*) Offre Garantie +
Dématérialisation et archivage électronique des courriers entrants
COGEPRINT intervient avec des flux dématérialisés sur toute la chaîne de valeur de la communication écrite, tant au niveau du courrier sortant que du courrier entrant.
COGEPRINT assure la réception et le tri de documents papier en vue de les numériser et de les indexer avant de les gérer électroniquement.
Les flux concernés sont : enquêtes de satisfaction, coupons de présence aux assemblées générales, accusés de réception des recommandés…
Reconnaissance ou lecture automatique des documents RAD/LAD
La RAD ou reconnaissance automatique des documents est capable de distinguer les différents types de document. Le critère de reconnaissance peut être par exemple l’emplacement d’une référence, le logo d’un fournisseur, la présence du signe TTC sur un document…
La lecture automatique des documents ou LAD permet la récupération d’un grand nombre d’informations sur les supports car elle extrait les informations des documents structurés ou non tels que les factures, formulaires, enquêtes… La LAD permet aussi d’associer des métadonnées à un document numérisé pour en faciliter la recherche.
Des solutions sécuritaires évolutives et proportionnées
La sécurité digitale est un enjeu primordial à l’ère numérique actuelle. Tout doit être mis en place pour permettre des échanges et des signatures sécurisées et juridiquement valables. C’est exactement ce que COGEPRINT propose à ses clients : des solutions fiables, évolutives, adaptées à chaque contexte et conformes aux normes en vigueur, avec un seul objectif : garantir la protection des données sensibles et renforcer la confiance au niveau des connexions.
Des systèmes de chiffrement éprouvés
COGEPRINT a développé une expertise en sécurité informatique avec la mise en œuvre de systèmes de chiffrement avancés garantissant la communication et l’intégrité des données. À ce titre, plusieurs types de clés sont proposés et utilisés au quotidien, notamment les clés SSH et les clés PGP :
- La clé Secure SHell, appelée communément SSH, est une méthode d’authentification permettant d’établir une connexion sécurisée entre serveurs distants, par le biais du protocole SSH. Ce type de clé constitue une alternative sécurisée aux mots de passe traditionnels, permettant un accès sécurisé et donc sans mot de passe à des serveurs ou des systèmes informatiques distants (SFTP),
- La clé Pretty Good Privacy, appelée communément PGP, est issue d’un programme de chiffrement et de déchiffrement des données qui assure la confidentialité et l’authentification cryptographiques. Ces clés qui améliorent la confidentialité des données, sont très utilisées au niveau de la sécurisation des fichiers et des emails. Avec ce type de clé, les informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé !
Des documents signés et sécurisés
Rien de mieux que les signatures numériques sécurisées pour protéger les data. COGEPRINT met un point d’honneur à utiliser, pour chacun de ses clients « digitaux », des certificats de signature de documents pdf, ce qui permet une signature numérique vérifiée au nom de chaque client, aidant à prévenir la falsification et les changements non autorisés.
Dans les faits, une signature numérique utilise la cryptographie pour vérifier l’identité du signataire, protéger l’intégrité d’un document (ou d’un message numérique) tout en empêchant la falsification. En d’autres termes, les certificats de signature numérique donnent aux destinataires l’assurance que les fichiers signés proviennent d’une source validée et n’ont connu aucune altération, renforçant ainsi l’authenticité et la confiance dans les transactions.
Des plateformes digitales dédiées
En tant qu’acteur digital, COGEPRINT accompagne ses clients à utiliser au maximum le potentiel du numérique en développement des plateformes digitales, avec ou sans application mobile (Android ou IOS).
Grâce aux plateformes numériques, les entreprises peuvent en effet interagir plus facilement avec leur clients ou usagers, disposer des informations nécessaires pour améliorer leur exploitation et éclairer leurs activités. Elles bénéficient alors de données, analyses et informations nécessaires pour mieux s’adapter à l’évolution de leurs marchés.
Dans cet esprit, COGEPRINT développe des plateformes digitales qui permettent d’orchestrer les échanges, exploiter les données en temps réel et surtout offrir des fonctionnalités avancées pour favoriser l’engagement des utilisateurs. Les workflows qui se veulent résolument efficaces et transparents, sont développés selon 3 principes structurants :
- Une UX optimisée qui garantit une navigation fluide et une adoption rapide,
- Une intégration avancée des données et des API en vue d’une personnalisation et d’une gestion efficace des processus,
- Des fonctionnalités interactives engageantes pour renforcer la confiance des utilisateurs.
A ce titre, COGEPRINT a développé différentes plateformes :
- Plateforme de commande et d’encaissement pour les chèques-cadeaux,
- Plateforme de pilotage et d’enregistrement de questionnaires en ligne,
- Plateforme de vérification et d’enregistrement de justificatifs.
Le + de COGEPRINT
Dans le cadre de sa montée en puissance digitale, COGEPRINT a toujours eu comme préoccupation de protéger les données sensibles et de maintenir la confiance de ses clients et partenaires.
Confidentialité, sécurité et traçabilité sont de fait au cœur des procédures de COGEPRINT qui est certifiée selon la norme ISO 27001 depuis 2020.
La conformité à la norme ISO 27001 signifie que COGEPRINT a mis en place un système de management de la sécurité de l’information (SMSI) pour gérer les risques liés à la sécurité de ses données ou des données de ses clients qu’elle est amenée à traiter, et que ce système est conforme aux bonnes pratiques et principes énoncés dans cette Norme internationale, que cela soit au niveau de l’établissement, la mise en œuvre, la tenue à jour et l’amélioration continue de son SMSI.
Pour découvrir notre certificat ISO 27001:2022 (valable jusqu’à fin 2026)
Nos solutions documentaires et digitales
Pour une communication en mode multicanale : entre papier, SMS et emailing
En parallèle d’un courrier papier, COGEPRINT assure également une communication dématérialisée avec l’envoi de SMS et d’emails transactionnels on non.
Pour l’externalisation de votre courrier avec Click & Print, solution d’imprimante virtuelle
COGEPRINT, en tant que prestataire éditique, a développé une solution d’impression à distance du courrier, appelée Click & Print, pour permettre aux entreprises, collectivités et associations d’externaliser en toute sécurité leurs impressions de courriers dits de gestion ou de marketing.
Pour l’externalisation globale de vos assemblées générales
COGEPRINT assure non seulement l’édition et l’envoi des convocations mais aussi la gestion des retours, comme les coupons de présence, les bulletins de vote ou bien les plis non distribués (PND).
Une complémentarité papier et digital est aussi proposée avec l’envoi d’emails et de SMS.
Pour l’impression et l’encaissement de vos chèques-cadeaux
COGEPRINT, expert en documents sécurisés comme le chèque bancaire, a développé une offre papier & électronique de chèques-cadeaux personnalisés pour accompagner les acteurs tels que les unions commerciales dans leur animation des commerces de centre-ville et de proximité.
Pour l’impression et le suivi de vos courriers en recommandé
COGEPRINT propose, au-delà de l’impression, le suivi et la traçabilité des recommandés tout comme des accusés de réception (appelés AR) via un portail web. Avec l’option « Garantie + », l’indemnisation en cas de perte de ces plis est également possible.
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