Digital
Pour répondre aux nouvelles attentes du marché, COGEPRINT dispose, depuis plus de 10 ans, d’une offre complète pour la production et l’acheminement de documents au format électronique.
COGEPRINT intervient avec des flux dématérialisés sur toute la chaîne de valeur de la communication écrite, tant au niveau du courrier sortant que du courrier entrant :
Pour le courrier sortant :
COGEPRINT génère puis assure la diffusion et/ou la mise à disposition des documents au format pdf.
Lorsque les fichiers ne sont pas transférés, ils sont consultables via des sites web de consultation que COGEPRINT gère pour le compte de tiers.
Les flux concernés sont : factures, avis d’échéance, relevés de compte, contrats, bulletins de paie, mise en demeure, convocations aux assemblées générales…
Pour le courrier entrant :
COGEPRINT assure la réception et le tri de documents papier en vue de les numériser et de les indexer avant de les gérer électroniquement.
COGEPRINT est ainsi en capacité de proposer des prestations de GED (gestion électronique de documents) et de LAD (lecture automatique de documents).
Les flux concernés sont : enquêtes de satisfaction, coupons de présence aux assemblées générales, accusés de réception des recommandé…
Qui dit digital dit aussi communication multicanale
COGEPRINT assure aussi une communication dématérialisée pour ses clients avec l’envoi de mails transactionnels et de SMS en parallèle d’une communication papier.
COGEPRINT prend en considération le degré de maturité d’acceptation du destinataire par rapport à la dématérialisation.
La règle de gestion est de facto la suivante : si un destinataire refuse un document électronique, COGEPRINT procède alors à un envoi automatique au format papier.
Les flux concernés sont : convocations aux assemblées générales, avis d’échéance, mise en demeure…
Pour les factures à destination du service public, les entreprises ont l’obligation de les déposer sur le portail public de l’Etat appelé CHORUS PRO.
Et de nombreuses données doivent être remontées pour chaque facture : SIRET, numéro d’engagement, montant TTC, montant HT…
Optez pour la suppression de cette tâche administrative
Après la génération ou la lecture des factures au format pdf, COGEPRINT s’occupe de transmettre à CHORUS PRO toutes les données requises de manière automatique avec compte-rendu d’intégration.
La facturation devient automatisée. Gain de temps garanti
L’externalisation des factures est possible quelle que soit votre volumétrie.
Le + de COGEPRINT :
COGEPRINT a développé son savoir-faire dans la normalisation des data avec le format pdf/a et accompagne ainsi ses clients pour l’archivage à valeur probante, avec la signature et l’horodatage des data.
C’est pourquoi COGEPRINT assure entre autres la gestion des bulletins de paie pour de nombreux clients.
Confidentialité, sécurité et traçabilité sont au cœur des procédures de COGEPRINT qui est certifiée selon la norme ISO 9001 version 2015 et la norme NF K 11-112 qui régit la production sensible de documents para-fiduciaires comme les chèques et les lettres-chèques.
En parallèle, COGEPRINT a mis en place toutes les mesures techniques et organisationnelles pour respecter la norme NF Z42-013 qui encadre la gestion des documents électroniques.
Focus de la chaîne digitale
Fichiers
- Fichiers indexés pour permettre une recherche rapide
- Fichiers au format pdf/a pour un archivage pérenne
- Fichiers au format pdf/a standard ou enrichi (de type signés, horodatés, certifiés)
Gestion des flux
- Retour des fichiers par réseau (CFT, SFTP ou FTPS) avec ou sans fichier d’accompagnement
- Envoi d’un mail transactionnel pointant vers une base de données hébergée au travers d’un site de consultation géré par COGEPRINT
- Routage des fichiers vers CHORUS PRO pour les flux facture
- Vidage sur support amovible (DVD, clé USB…) avec recherche multicritères
Archivage numérique
- Enregistrement, stockage et restitution selon les règles de l’art
- Signature et horodatage des fichiers pdf/a
- Archivage à valeur légale ou probante
- Dépôt possible en coffre-fort numérique chez un tiers archiveur
Petit mémo des durées légales d’archivage
Type de documents archivés
- Bon de commande
- Bon de livraison
- Bulletin de salaire
- Contrat commercial
- Facture client
- Facture de gaz
- Facture d’électricité
- Facture fournisseur
- Quittance de loyer
- Relevé de compte
Durée légale d'archivage
- 10 ans
- 10 ans
- Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
- 5 ans
- 10 ans
- 5 ans
- 5 ans
- 10 ans
- Départ du logement + 3 ans
- 5 ans
Contact
31, rue de la Vallée Maillard
41033 BLOIS Cedex
Tél. 02 54 55 80 80 – Fax : O2 54 74 76 31 – Email : contactweb@cogeprint.fr
Nos engagements Qualité et Environnement
