Qu’est-ce qu’un courrier de gestion ?

Un courrier de gestion contient des informations confidentielles et/ou personnelles qui induisent une relation privilégiée et exclusive entre l’expéditeur et le destinataire. Ce document relationnel est très sensible. Il doit même arriver à bonne destination avec les bonnes informations et au bon moment.

Des factures aux bulletins de paye, en passant par les relevés de compte, les avis d’échéance sans oublier les relances ou mises en demeure, les reçus fiscaux ou convocations aux assemblées générales, les enquêtes de satisfaction et les quittances de loyer…, les entreprises tout comme les organismes publics et privés apportent une attention particulière à l’édition et au routage de ces documents, appelés aussi « courrier sortant ».

Pourquoi externaliser le traitement du courrier de gestion ?

La production des documents transactionnels en interne via un service courrier ou un pôle éditique implique des moyens financiers et humains que beaucoup de donneurs d’ordre ne peuvent ou ne veulent plus gérer. Il est vrai que les évolutions postales imposent des investissements considérables au niveau des logiciels de traitement et des équipements que seuls les prestataires de service en éditique peuvent réaliser. Ainsi, l’externalisation des documents de gestion est devenue une nécessité, sous réserve bien entendu de trouver le bon partenaire qui saura garantir, via son organisation et sa culture, confidentialité et rigueur au niveau du traitement des données et des plis.

> Avec l’externalisation de votre courrier de gestion, votre organisation bénéficie

• d’une sécurisation des envois du fait des contrôles d’intégrité et d’intégralité des plis,
• d’une gestion plus souple (pas de stockage de consommables divers, pas d’achat de matériel, pas de personnel interne mobilisé),
• d’une réduction des coûts significative grâce à la massification des plis et à l’affranchissement industriel,
• de la flexibilité et surtout l’expertise d’un professionnel du courrier !

Optimisez le traitement de votre courrier sortant avec COGEPRINT

Grâce à son expérience dans la gestion du courrier et ses capacités de production industrielle, COGEPRINT propose une offre de service complète en éditique de gestion, allant de la réception de flux structurés ou non jusqu’au dépôt Poste en passant par l’impression et la mise sous pli sans oublier l’éventuel archivage électronique associé.

En complémentarité de l’impression et du routage des courriers papier, COGEPRINT propose également une offre de dématérialisation avec un aiguillage électronique/papier pour une communication multicanale (avec SMS et email).

Du fait de son parc machine et de son organisation, COGEPRINT est en capacité d’accompagner ses clients sur tout type de dossier de gestion :

• avec une impression en laser ou jet d’encre, noir ou couleur, sur papier blanc ou pré-imprimé en offset,
• avec une mise sous pli mono ou multi-feuillets dans des enveloppes de format 1/3 A4, ½ A4 ou A4,
• avec des volumes allant d’une à plusieurs milliers d’adresses par dépôt selon une périodicité quotidienne, bimensuelle, mensuelle ou … à la demande,
• avec un affranchissement de type lettre ou écopli, ou bien en recommandé, avec une diffusion France et/ou International.

le tout avec des services complémentaires :

• Fourniture et gestion des stocks de consommables (papier et enveloppes pré-imprimés, cartons, contenants divers…),

NB : COGEPRINT fournit uniquement des consommables certifiés PEFC ou FSC dans le cadre de ses engagements RSE. A ce titre, et en accord avec ses clients, les supports sont imprimés avec les mentions spécifiques.

• Traitement informatique systématique des données de type « Tri, Regroupement, Massification » et création de lots de production en vue de l’optimisation postale,
• Traitement RNVP (restructuration, normalisation, validation postale) et dédoublonnage permettant de mettre à jour et d’enrichir les fichiers d’adresses postales qui est devenu une étape importante dans une stratégie de data quality pour réduire les PND,
• Gestion des NPAI/PND

COGEPRINT offre une solution qui complète le service Alliage Premium de La Poste ->  avec flashage ou scan du pli avec remontée du motif de non-distribution (*) et de l’image du pli accessible via un portail de suivi & destruction des plis avec procès-verbal

(*) défaut d’accès ou d’adressage, destinataire inconnu à l’adresse, pli refusé par le destinataire, pli avisé et non réclamé

Et pour finir, COGEPRINT met à disposition de ses client un portail appelé WORKFLOW qui permet de disposer en temps réel d’un suivi et d’une traçabilité optimale pour chaque étape du traitement des plis (impression, mise sous pli, dépôt Poste, PND/accusé de réception pour les recommandés) avec

• • notifications d’état,
  • preuves de dépôt électroniques,
  • et rapports de suivi détaillés sur les envois et dépenses postales (tableaux de bord et statistique) avec indicateurs de performance à la clé !

Confidentialité, sécurité et traçabilité sont au cœur des processus de production de COGEPRINT et en totale adéquation avec la norme NF K 11-112 qui régit la fabrication de documents sensibles pour le compte des banques et assurances, qu’ils s’agissent de chèques de banque ou de lettres-chèque.

COGEPRINT s’engage au quotidien sur la traçabilité de ses productions : chaque dossier en éditique est lu par un système de caméras en entrée et en sortie de la mise sous pli, garantissant l’intégralité et l’intégralité des dépôts. Ce système informatique de contrôle « embarqué » est possible grâce à la lecture de datamatrix que COGEPRINT génère et gère.

Tout comme l’AFAQ chaque année, les clients de COGEPRINT constatent le plein respect des engagements de sécurité à l’occasion de leur droit d’inspection.

COGEPRINT fait bénéficier à ses clients d’économies sur l’affranchissement, car toutes les productions sont massifiées en vue de remises en Courrier Industriel.

Ainsi, pour les dépôts quotidiens ou non avec des volumes inférieurs à 1000 plis par dossier, COGEPRINT assure une massification postale permettant un gain d’affranchissement d’environ 29% par rapport à la tarification générale !

Le courrier papier a une bonne image

Même si les entreprises tendent de plus à plus à imposer à leurs clients la version digitalisée de ces documents, le courrier papier est à privilégier dans le cadre de la relation client. Selon une récente étude, plus de 80% des Français préfèrent recevoir leur courrier administratif par voie postale et près de 70% consultent plus attentivement un courrier papier que sa version digitale !

Le courrier papier permet un archivage dans la durée

De nos jours, presque tous les documents administratifs sont consultables via des portails web. Toutefois, la durée d’archivage n’est pas forcément paramétrable, ni connue. Trop souvent, le document recherché n’est plus en ligne lorsque l’on en a besoin ! C’est pourquoi il est important de conserver voire d’imprimer soi-même ses documents en version papier en ayant à l’esprit les durées « légales » d’archivage. Un bulletin de paye doit être conservé jusqu’à la liquidation de la retriate alors qu’une facture a une durée de 5 ans (Source : Ministère de l’Economie).