Un projet à réaliser ? Contactez-nous

La presse parle de nous !

EPICENTRE

Le support papier et la dématérialisation : des services complémentaires

L’entreprise Cogeprint, née en 1985, s’est positionnée à l’époque sur la technologie offset destinée à imprimer des documents para-fiduciaires. Cette activité est toujours présente au sein de l’entreprise, mais a pris moins d’importance. Cogeprint a depuis abordé un tournant lié aux technologies numériques, qui a permis d’intégrer des services de personnalisation et de dépôt poste de documents, avec toutes les gammes d’affranchissement possibles (routage), jusqu’à leur archivage électronique.

Equipe Commerciale

Jérôme Danard, responsable commercial : « Ce qui est vraiment nouveau pour nos clients, c’est que, quel que soit le support final, papier ou dématérialisé (fichiers pdf) en sortie, la prestation de service est intangible : le donneur d’ordre fournit des « data » (données) à traiter sans pouvoir voir les plis produits, puisque ceux-ci parviennent directement aux destinataires. Il s'agit, par exemple, de bulletins de salaires, de factures, de quittances d’échéances ou de documents d’enquêtes personnalisées destinés aux locataires des OPH (Office public de l’habitat), de lettres-chèques, de documents de gestion d’épargne salariale...

Cogeprint a une forte culture de l’accompagnement de ses clients. De plus en plus d’entreprises nous confient la totalité de leurs problématiques de flux sortants, voire l’intégration de leurs flux entrants. Notre offre peut être globale : impression (appelée également "pré-print"), personnalisation, dématérialisation, stockage sécurisé...

Nous intervenons pour de grandes références dans les secteurs de l'industrie et des services comme les banques et les assurances. Aujourd’hui, nous agissons sur de la petite ou moyenne volumétrie. Et pas obligatoirement pour de grosses structures : les professions libérales constituent un axe de développement pour Cogeprint qui imprime des liasses autocopiantes pour les huissiers et les notaires. Les professions libérales ont des problématiques d’externalisation de dépôt de courrier mais peuvent penser, à tort, ne pas avoir la volumétrie. Nous pouvons les accompagner sur leurs dépôts et imprimer leurs documents et courriers, avec rapport de production et preuve de dépôt pour chaque dossier. Nous pouvons aussi intégrer l’envoi de courriers recommandés, quel que soit le volume.».

La sécurité

Les clients de Cogeprint émettent des documents sensibles. Ils exigent de leur prestataire éditique qu’il produise selon des indicateurs de qualité. Et à ce sujet, "la norme ISO 9001 fait partie intégrante de l'ADN de Cogeprint depuis 1997 !"

La dématérialisation des documents aboutit à un archivage électronique « à valeur probante ». Cogeprint garantit que le document, qui a été imprimé et transformé en fichier PDF/A (archivage) avec un tiers de confiance, ne sera pas altéré par le temps. L’archivage est hébergé via des serveurs sécurisés sur le territoire français. Une nuance très importante qui induit une gestion régie par le droit français.

Jérôme Danard : « Plus de 200 tonnes de papier sont stockées en permanence dans un entrepôt sécurisé. L’objectif, en contrôlant le degré d’hygrométrie et la température du local, est d’utiliser un papier conforme aux exigences de nos machines ou de celles du client quand nous n’assurons pas la personnalisation du routage. Dans ce dernier cas, cette opération est réalisée chez le client ».

Pour autant, les donneurs d’ordres externalisent de plus en plus leur éditique de gestion. Même ceux qui en auraient en principe les moyens financiers concentrent leurs activités vers leur cœur de métier plutôt que de se disperser vers des services pointus dont ils ne sont pas certains de bien maîtriser les coûts, les exigences de qualité et de sécurité. C’est le métier de Cogeprint qui possède les certifications AFNOR et une culture des documents confidentiels et sensibles qui va bien au-delà des contraintes classiques du routage. L’externalisation, pour une entreprise, nécessite une valeur ajoutée technique et économique auprès du prestataire de service. Cogeprint fait bénéficier ses clients de son savoir-faire et de son approche-conseil. Son taux élevé de renouvellement des contrats en témoigne.

La confidentialité

Tous les salariés de Cogeprint signent un engagement de confidentialité au moment de leur embauche. Celui-ci est renouvelé régulièrement par rapport aux normes en vigueur pour lesquelles l’entreprise est auditée chaque année. Quant aux visiteurs qui sont amenés à pénétrer dans les locaux de Cogeprint, ils doivent franchir plusieurs sas de sécurité.

Le « zéro papier » n’est pas pour demain

L’imprimé personnalisé présente certains avantages. Exemple : la lettre-chèque. Elle est envoyée avec un texte d’accompagnement sur le document avec bien souvent des messages au dos. Le délai de latence de la lettre chèque diffère l’encaissement et renforce la communication avec les destinataires. A contrario, "le virement, très impersonnel, est moins sécurisé et sa date de valeur est immédiate…". L’envoi de bulletins de salaires peut aussi être une occasion d'adresser des messages et des communiquer d'autres supports.

De nouveaux métiers, une nouvelle organisation

Cogeprint, qui est présidée par Sébastien Lemaire, compte 43 salariés, dont 3 informaticiens sur le site, qui travaillent sur les offres de dématérialisation. Ce sont de nouveaux profils de postes, à l’image des salariés de l’atelier éditique qui ont moins de 30 ans et moins de 3 ans d’ancienneté. à l’écoute de ses donneurs d’ordres et avec un chiffre d'affaires de plus de 4 millions d'euros, Cogeprint s’est organisée autour d’un pôle commercial traditionnel, renforcé par un back office dédié à la gestion des appels d’offres publics et privés.

Revenir